マイナンバー制度とは

マイナンバー制度は、国民一人一人に個人番号（マイナンバー）を付すことで、各行政機関が所有する個人情報を紐付けて、社会保障、税、災害対策の分野で横断的な情報の活用を可能にする制度です。
2015年10月より個人への番号通知が開始され、2016年1月より番号の利用が開始されます。

企業では雇用する従業員やその扶養家族に通知されたマイナンバーを収集・管理し、源泉徴収票などの税務手続や被保険者資格取得届などの社会保険関連手続のための申告・届出書などに記入し、提出することが求められます。
マイナンバー制度の導入は、会社の事務及び管理面で様々な影響を与えることになります。

マイナンバー制度のポイント

1.中小・零細企業を含むあらゆる企業でマイナンバーの対応が必要！
※規模が小さな会社に対する免除措置がないのがマイナンバーの特徴です。すべての企業でマイナンバーの対応が必要です。
2.漏洩時の罰則が厳しい！
※マイナンバーは通常の個人情報よりも厳格な管理が求められており、対応が十分に行われておらず、万が一漏えいした場合には法律違反となり厳しい罰則を受けるリスクがあります。

「番号法」で定められている罰則規定の一例

正当な理由なく、業務で取り扱う個人の秘密が記録された特定個人情報ファイルを提供した場合
⇒ 4年以下の懲役または 200万円以下の罰金（併科あり）
業務に関して知り得たマイナンバーを自己や第三者の不正な利益を図る目的で提供、または盗用した場合
⇒ 3年以下の懲役または 150万円以下の罰金（併科あり）

具体的な対応について

マイナンバーへの対応とは何か？
企業として何をしなければいけないのか？

企業のマイナンバー実務は、大きくは7つ分けることができます。

1.マイナンバーの管理規程や取扱いマニュアルの作成

マイナンバーについて管理規程や取扱いマニュアルを作成する。
※従業員が100名以上の企業については、管理規程や取扱いマニュアルの作成が必須。
※100名未満の企業においてもマイナンバーの管理方法や取扱い方法を明確化する必要がある。

2.マイナンバーの物理的な安全管理対策の検討

シュレッダー、書庫、セキュリティシステムなどの導入を検討する。また、パーテーションの設置や容席配置なども工夫する。
※会社の規模に合わせたセキュリティ体制を取ることがマイナンバー運営のポイント。

3.従業員へ教育・周知

主に経理・管理部門などマイナンバー取扱者への教育、従業員へのマイナンバー制度の周知を行う。
※適切な教育は、漏えいリスクの軽減となり、安全管理対策となる。

4.マイナンバーの収集・取得

従業員の方からマイナンバーを収集・取得する。
※注意点は、長く勤められている従業員の方だとしても、身元確認（本人確認）が必要である点。身元確認として、免許証等の身分証を確認のうえで、マイナンバーを収集・取得しなければならない。
※既に個人番号制度を実施している韓国やアメリカでは、なりすまし被害が多く起こっている。それを踏まえ、日本では身元確認の徹底を義務付けられることになった。

5.マイナンバーの保管・管理

従業員の方から収集・取得したマイナンバーを保管・管理をする。
※漏洩時の罰則が厳しいため、厳格な管理を行う必要がある。

6.マイナンバーの利用・提供

行政機関等への届出書類にマイナンバーを記載する。また、マイナンバーに係る手続きに必要な場合は、社会保険労務士、税理士などにマイナンバーを提供する必要がある。

7.マイナンバーの廃棄・削除

不要になったマイナンバーは法定保存期間後に削除する。
※マイナンバーは法定保存期間後の削除が求められているため、削除を行うことを前提とした管理が必要となる。

マイナンバー制度とは