マイナンバー管理代行サービス

委託のメリット

従業員のマイナンバーをどのように収集・取得し、どのように管理していくのか、従業員への通知や研修など、マイナンバーの対応には煩雑な作業が生じます。
内藤事務所のマイナンバー管理代行サービスを利用することで、厳格なセキュリティ対策を施したデータセンターにて、効率的かつ安全にマイナンバーの収集から廃棄までを行い、マイナンバー管理に対するリスクやお客様の事務負担・費用負担を軽減します。

(1) マイナンバーにノータッチ

内藤事務所でマイナンバーの管理を行いますので、御社ではマイナンバーの取扱いから完全に解放され、御社が直接マイナンバーを扱うことは基本的になくなります。従業員の方のマイナンバーにおける本人確認、マイナンバー登録、管理等、一貫して内藤事務所にてアウトソーシング致します。マイナンバーの業務運用上の漏えいリスクが最小化されます。

(2) 情報セキュリティ確保のためのコストが不要

内藤事務所に委託することにより、適切な情報セキュリティ管理の下で、教育を受けた特定の権限を持ったスタッフのみでマイナンバーの保管・運用を行います。自社運用では継続的に必要な「人員管理・教育」「システムのアップデート」などが不要となります。

(3) システム構築が不要

マイナンバーを自社運用で保持する場合、新たなソフトウェアやシステム機器の導入や現在使用しているシステムの仕様変更が不可欠ですが、御社ではマイナンバーを保持しないことから、新たなソフトウェアの導入等のコストが不要です。

サービスの特徴（※一部機能は予定）

(1) マイナンバー収集

・従業員がスマートフォンやパソコンから、本人及び扶養家族の個人番号・本人確認書類を登録できます。
・スマートフォンやパソコンをお持ちでない従業員向けに、紙のマイナンバー登録書を送付します。
・未提出者への督促や本人確認書類のチェックなど手間のかかる作業は内藤事務所にて行いますのでマイナンバー登録の作業負担を大きく軽減できます。
※初回登録時のみ別途費用がかかります。委託契約後に入られる途中入社の方のマイナンバー登録は無料です。詳細はこちら

(2) マイナンバー保管

・番号法およびガイドラインに定める安全管理措置に則って、ウィルス対策・アクセス制御・データ暗号化・アクセスログ取得・ファイアウォール・不正アクセス防止等の対策を講じたデータセンターにて保管します。
また、教育を受けた特定の権限を持ったスタッフのみで個人番号を厳格な管理を行っています。

(3) マイナンバー利用

・管理画面にユーザーID、パスワードでログインいただくと24時間いつでも必要な時にマイナンバーを利用することが可能です。（インターネット環境必須）
・御社から社会保険労務士様や税理士様にマイナンバーを連絡することは不要です。社会保険労務士様や税理士様には専用のユーザーIDを付与しますので、社会保険労務士様や税理士様自らログインいただくことで利用することが可能です。データセンター内でより安全に、シームレスにマイナンバーの利用が実現できます。

(4) マイナンバー廃棄

・従業員や扶養家族の異動（退職等）に応じてマイナンバーの自動的に削除を行います。企業ごとに保管期間を設定可能です。

厳密な管理が義務付けられるマイナンバーは漏えいには実刑等の厳しい罰則が漏えいした者にも会社にも科せられる両罰規定となっております。
内藤事務所のマイナンバー管理代行サービスを利用することで、マイナンバーの利用時以外は自社にマイナンバーを持たない（管理しない）運用となるため、情報漏えいのセキュリティリスクを大きく軽減できます。